Privacyreglement
PRIVACYREGLEMENT
1. REIKWIJDTE
Dit reglement is van toepassing binnen Maatwerk in Zorg. Het heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens. Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van persoonsgegevens, als ook de verwerkingen van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen door alle diensten, afdelingen en medewerkers van Maatwerk in Zorg. Oftewel, op alle verwerkingen die binnen Maatwerk in Zorg plaatsvinden.
2. WETGEVING EN DEFINITIES
In de AVG wordt een aantal begrippen gebruikt (Artikel 4, AVG). Ter verduidelijking staat hieronder een uitleg van de begrippen:
Persoonsgegevens:
Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die bijvoorbeeld gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
Gegevens over gezondheid:
Persoonsgegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen.
Bestand:
Iedere gestructureerde verzameling van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk is.
Betrokkene:
De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking heeft. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
Verwerker:
De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
Ontvanger:
De persoon of organisatie aan wie of waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling:
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
Verwerkingsverantwoordelijke:
Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Verwerking:
Een verwerking is alles wat je, al dan niet geautomatiseerd, met persoonsgegeven doet, zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en wissen of vernietigen.
Toestemming:
Een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling, waarmee betrokkene de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens aanvaardt.
3. DOEL
Het doel van dit reglement is het regelen van de bescherming van de persoonsgegevens van de cliënten, medewerkers en relaties van Maatwerk in Zorg. Het reglement voldoet aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
4. VERANTWOORDELIJKE
De directie van Maatwerk in Zorg is verantwoordelijk voor de verwerkingen die door of namens Maatwerk in Zorg worden uitgevoerd.
5. RECHTMATIGE VERWERKING VAN PEROONSGEGEVENS
5.1 Voorwaarden voor rechtmatige verwerking
De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen is toegestaan in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel kan worden bereikt, moet daar altijd voor gekozen worden.
5.2 Verwerking op rechtmatige grondslang
Maatwerk in Zorg verwerkt alleen persoonsgegevens, als aan één of meer van onderstaande voorwaarden is voldaan:
· Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking
· Voor de uitvoering van een overeenkomst waarvan het betrokkene onderdeel is
· Om een verplichting na te komen die in de wet staat
· Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
· Voor de goede vervulling van een taak van algemeen belang
· Voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang
5.3 Beveiliging van verwerking
De verantwoordelijke legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico's die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6. RECHTEN VAN BETROKKENEN
Recht op informatie:
Betrokkenen hebben het recht om aan Maatwerk in Zorg te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
Inzagerecht:
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
Correctierecht:
Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Maatwerk in Zorg om dit te corrigeren.
Recht van verzet:
Betrokkenen hebben het recht aan Maatwerk in Zorg te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te verwerken.
Recht om vergeten te worden:
In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
Recht op bezwaar:
Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Maatwerk in Zorg zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde belangen zijn voor de verwerking.
Indienen van verzoek
Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Maatwerk in Zorg heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Maatwerk in Zorg laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Maatwerk in Zorg, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Maatwerk in Zorg aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.
7. INFORMATIEPLICHT
Maatwerk in Zorg informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan Maatwerk in Zorg geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Maatwerk in Zorg met persoonsgegevens om zal gaan.
Cliënt
Maatwerk in Zorg informeert de cliënt tijdens het intakegesprek en door middel van de Algemene leveringsvoorwaarden dat er persoonsgegevens worden geregistreerd en over het bestaan van het privacyreglement. De cliënt kan bij de directie een exemplaar van het privacyreglement opvragen. Daarnaast is het privacyreglement digitaal beschikbaar via de website van Maatwerk in Zorg en krijgt de client het document bij binnenkomst in zijn instroommap te zien.
Medewerker
Maatwerk in Zorg informeert de medewerker tijdens het aannamegesprek dat er persoonsgegevens worden geregistreerd. De medewerker kan bij de directie een exemplaar van het privacyreglement opvragen. Daarnaast is het privacyreglement digitaal beschikbaar via de website van Maatwerk in Zorg.
De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat Maatwerk in Zorg persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.
Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.
7.1 Verstrekking van gegevens van cliënten of medewerkers binnen de organisatie
Binnen de organisatie van de verantwoordelijke kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is.
7.2 Verstrekking van gegevens van cliënten buiten de organisatie
Buiten Maatwerk in Zorg kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, aan:
· Degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de actuele zorg- of hulpverlening aan de betrokkene, tenzij laatstgenoemde kenbaar heeft gemaakt daartegen bezwaar te hebben;
· Aan organen genoemd in de Zvw, Wlz, WMO, aan het ministerie van VWS en aan de Dienst Justitiële inrichtingen, ten behoeve van de financiering van de hulpverlening;
· Aan ziektekostenverzekeraars;
· Veilig Thuis, indien er sprake is van vermoedens van kindermishandeling en van vermoedens van huiselijk geweld waarbij alleen meerderjarigen zijn betrokken, conform artikel 5.2.6 van de Wmo 2015.
7.3 Verstrekking van gegevens van medewerkers buiten de organisatie
Buiten Maatwerk in Zorg kunnen zonder toestemming van de betrokkene persoonsgegevens worden verstrekt, voor zover dat voor de taakuitoefening noodzakelijk is, aan:
· Pensioenfondsen;
· Uitvoerings- en uitkeringsinstanties;
· Belastingdienst;
· Arbodienst;
· Inspectie SZW;
· Centraal Bureau voor Statistiek (CBS);
· Ziektekostenverzekeraars;
· Verzekeringsmaatschappijen ten behoeve van persoonlijke verzekeringen.
7.4 Verwijdering
Maatwerk in Zorg bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken, of zoals is vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.
Bewaartermijn cliëntgegevens
De bewaartermijn voor persoonsgegevens van cliënten is in beginsel vijftien jaren (Wmo) en twintig jaren (Wlz), te rekenen vanaf het tijdstip van de laatste verwerking, of zoveel langer dan redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.
Bewaartermijn medewerkersgegevens
De bewaartermijn voor persoonsgegevens van medewerkers is in beginsel zeven jaren, te rekenen vanaf het moment waarop de medewerker uit dienst is getreden.
8. PLICHTEN VAN MAATWERK IN ZORG
8.1 Register van verwerkingen
Maatwerk in Zorg is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Maatwerk in Zorg de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:
· De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
· De doelen van de verwerking;
· Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
· Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
· Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
· De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
· Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.
8.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling
Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, ook wel Privacy Impact Assessment (PIA) genoemd, worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Maatwerk in Zorg voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt of wanneer het verwerken van persoonsgegevens een kernactiviteit van het bedrijfsproces is. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.
8.3 Datalekken
We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben, maar ook wanneer persoonsgegevens tijdelijk niet beschikbaar zijn, zoals bij een internetstoring. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden, meldt Maatwerk in Zorg dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen aan de AP. Als dit later dan 72 uur is, wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Maatwerk in Zorg dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.
8.4 Geheimhoudingsplicht
Alle medewerkers van Maatwerk in Zorg zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens over cliënten. Voor medewerkers die werken met persoonsgegevens van relaties en medewerkers geldt een vergelijkbare geheimhoudingsplicht. Deze medewerkers zijn verplicht tot geheimhouding van alles wat hen uit hoofde van functie over medewerkers en relaties bekend is geworden en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen. Door ondertekening van hun overeenkomst verklaren medewerkers zich te houden aan de reglementen van Maatwerk in Zorg.
9. TOESTEMMINGSVERKLARING
Maatwerk in Zorg vraagt de cliënt toestemming voor het opvragen, uitwisselen en inventariseren van informatie ten behoeve van de zorgverlening. Voor inzage in het dossier door auditoren worden zowel medewerkers als cliënten om toestemming gevraagd middels het ondertekenen van een toestemmingsverklaring.
10. KLACHTENBEHANDELING
Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden heeft tot klagen, kan hij/zij zich wenden tot de directie van Maatwerk in Zorg. Mocht u er met ons niet samen uitkomen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
Versie 6, september 2023